Business udgiftsrapporter er registreringer af alle udgifter af medarbejderne, øverste niveau til mellemplan under deres forretning besøg for virksomhederne. Til dette formål, bør erhvervsorganisationer har standard business expense rapport former. I dag, gennemfører de fleste af selskaberne, der webbaserede udgift rapport software som Expense Management Automation (EMA), som automatiserer og quickens indgivelse, godkendelse og refusion processer af business udgiftsrapporter.
Ifølge Aberdeens forskergruppe hjælper EMA business organisation til at reducere den nødvendige tid til fylder udgiftsrapporten med 60%, i faldende udgifter til behandling af en business udgiftsrapport ved 80% og også skære den nødvendige tid til møde påstand om 90%. Denne særlige software er leveret af et stort antal virksomheder, nemlig Acceleron, PeopleSoft, SAP, Gelco, Oracle, osv. Denne software integrerer alle processerne begynder udfylder udgiftsrapporten til modtagelsen behandling.
Det er rigtigt, at den ansattes udgifter under deres forretning besøg indtager en afgørende rolle i de samlede udgifter for erhvervsorganisationer efter løn. Ifølge en undersøgelse foretaget af en populær Boston-baserede forskningsinstitution, er det rapporteret, at for hver fem dollars en virksomhed bruger, bliver én dollar mod medarbejder rejseudgifter. Så virksomheder tager et meget hårdt kig på disse udgifter. Det bemærkes, at de fleste af erhvervsledere er afhængige af rejsebureauerne og kreditkortselskaber som American Express og Visa International for rejsearrangementer som billet booking, hotelophold, osv. Men i stedet, hvis de gør alle disse ordninger online, der ville være en stor omkostningsbesparelse. Ifølge en forskning undersøgelse, kan sådanne online aktivitet reducere omkostningerne med 20 procent. Derfor, online systemer er et omkostningseffektivt middel til at kontrollere rejse-relaterede udgifter. Til trimning omkostningerne, rejser nogle virksomheder begår til medarbejder-venlige politikker med deres foretrukne flyselskaber, som tilbyder nedsatte priser.